Information, fonctions, rôles et ressources du système d'information

À retenir

Cadre programme : DCG, programme 2025 (arrêté du 4 août 2025, première session 2027), UE 8 « Systèmes d'information de gestion », partie 1 « Comprendre le système d'information dans son environnement », sous-partie 1.1 « Appréhender le rôle du système d'information dans les organisations ».

Pourquoi c'est central à l'examen : l'épreuve écrite de 4 h demande souvent de porter un jugement sur une information (fiable ? utilisable pour décider ?) avant d'en tirer une conclusion de gestion. Le vocabulaire de ce cours (données, fonctions, rôles, ressources) sert ensuite de fil conducteur à toutes les autres parties de l'UE.

01Donnée, information, connaissance

1.1 Trois notions à ne pas confondre

Notion	Définition retenue	Exemple dans une entreprise de négoce
Donnée	Élément brut, codé, sans signification par lui-même : un nombre, une date, un texte, un code	« 12 480 » dans une cellule
Information	Donnée mise en contexte et interprétable par quelqu'un, qui réduit une incertitude	« Le chiffre d'affaires de mars est de 12 480 € pour le magasin de Rennes »
Connaissance	Information assimilée par une personne, rapprochée d'autres informations et de son expérience, qui lui permet de comprendre et d'agir	« Les ventes de Rennes baissent chaque fin de trimestre : il faut prévoir moins de stock en mars, juin, septembre et décembre »

Le passage de l'une à l'autre se fait par traitement (contexte, comparaison, calcul) puis par appropriation (compréhension et expérience du lecteur). La même donnée est donc une information pour l'un (celui qui connaît l'unité, la période, le lieu) et une simple suite de chiffres pour l'autre.

À retenir

Hors programme UE 8 : la notion de compétence (savoir-faire mobilisé en situation). Le programme demande de distinguer donnée, information et connaissance, pas davantage.

1.2 Pourquoi la distinction compte en gestion

Un système d'information (SI) ne « crée » pas de connaissance : il stocke des données et produit des informations. La connaissance reste dans la tête des utilisateurs, d'où l'importance de produire des informations compréhensibles et adaptées au décideur.

02Les cinq critères de qualité de l'information

Une information est de qualité quand elle remplit les critères suivants. Pour chaque critère, on se pose une question de contrôle.

Critère	Question à se poser	Exemple de défaut
Accessibilité	La bonne personne peut-elle l'obtenir, au bon moment, sous une forme utilisable ?	État réservé à un poste unique, ou fichier en format illisible pour le décideur
Exactitude	Reflète-t-elle fidèlement la réalité, sans erreur de saisie, de calcul ou de doublon ?	Facture comptée deux fois dans le total des créances
Actualité	Est-elle à jour à la date de la décision ?	État des stocks arrêté depuis trois mois
Pertinence	Répond-elle au problème posé, sans bruit inutile ?	Rapport de 40 pages dont seules 2 lignes concernent la décision
Exhaustivité	Contient-elle tous les éléments nécessaires (périmètre complet) ?	Chiffre d'affaires qui oublie un site ou une filiale

À retenir

Les critères sont indépendants : une information peut être exacte mais périmée, actuelle mais incomplète. On les passe tous en revue, et on conclut sur l'usage : pour quelle décision l'information est-elle fiable ?

À retenir

Hors programme UE 8 : les procédures de contrôle de la qualité d'une information (méthodes de validation, de nettoyage). Le candidat juge la qualité d'une information, il n'a pas à décrire le dispositif qui la garantit.

03Le système d'information et ses cinq fonctions

Un système d'information est l'ensemble organisé des ressources (matériels, logiciels, données, procédures) qui permet de collecter, traiter, stocker et diffuser l'information utile à l'organisation, et de la sécuriser.

Fonction	Rôle	Exemple
Collecter	Recueillir les données à la source	Saisie d'une commande, lecture d'un code-barres, formulaire en ligne, import d'un relevé bancaire
Traiter	Transformer les données en informations (calculer, trier, rapprocher, contrôler)	Calcul d'une facture, balance des comptes, tableau de bord des ventes
Stocker	Conserver les données et informations pour les retrouver	Base de données clients, archivage des factures
Diffuser	Mettre l'information à disposition des bons destinataires	Envoi d'un état mensuel, partage d'un tableau de bord, bulletin de paie mis en ligne
Sécuriser	Protéger les données et le fonctionnement du SI (disponibilité, intégrité, confidentialité)	Droits d'accès, sauvegardes, authentification

À retenir

La fonction sécuriser est seulement introduite ici : son détail (critères, risques, outils) fait l'objet de la partie 4 du programme (cours 10 et 11).

Ces fonctions s'enchaînent en cycle : la diffusion d'une information déclenche des actions qui produisent de nouvelles données à collecter.

04Les trois rôles du SI dans l'organisation

Le SI sert l'organisation à trois niveaux de décision. On parle de rôles (et non de niveaux du SI, notion hors programme).

Rôle	Horizon	Nature des décisions	Informations typiques	Exemple
Opérationnel	Jour, semaine	Exécuter les tâches courantes, enregistrer et suivre les opérations	Détaillées, fréquentes, souvent répétitives	Enregistrer une vente, éditer un bon de livraison, saisir une écriture
Tactique	Mois, trimestre	Piloter, contrôler les résultats, ajuster les moyens	Synthétisées, comparées à des objectifs	Tableau de bord mensuel, suivi des écarts budgétaires, relances clients
Stratégique	Années	Orienter l'entreprise, choisir ses marchés et ses investissements	Agrégées, tournées vers l'extérieur, parfois qualitatives	Étudier l'ouverture d'un nouveau site, décider d'une transformation numérique

À retenir

Le SI contribue aussi à la valeur de l'organisation (avantage concurrentiel, réactivité). Les notions d'alignement stratégique ou de gouvernance des SI peuvent illustrer le rôle stratégique, sans être à développer ni à maîtriser.

À retenir

Hors programme UE 8 : les niveaux du SI et les sous-systèmes (SI de production, de gestion commerciale...).

05Les ressources interreliées du SI

Le SI repose sur quatre catégories de ressources qui fonctionnent ensemble : l'absence ou la défaillance de l'une compromet les autres.

Ressource	Nature	Rôle	Exemples
Matérielles	Équipements physiques	Collecter, traiter, stocker, transmettre	Postes de travail, serveurs, smartphones, imprimantes, lecteurs de codes-barres, équipements réseau
Logicielles	Programmes	Faire exécuter les traitements	Système d'exploitation, progiciel de gestion, tableur, messagerie, application métier
Données	Informations numérisées	Matière première des traitements, mémoire de l'organisation	Fichier clients, écritures comptables, bulletins, historiques de commandes
Procédures	Règles et modes opératoires	Cadrer l'usage et garantir la cohérence	Procédure de validation d'une facture, consigne de sauvegarde, charte d'utilisation

5.1 Les interrelations

Un logiciel sans matériel ne tourne pas ; un matériel sans logiciel ne sert à rien.
Un logiciel sans données produit des états vides ; des données sans logiciel restent inexploitables.
Sans procédures, les mêmes données sont saisies de manières différentes et perdent leur fiabilité.
Les utilisateurs (les personnes) font vivre le SI : leurs rôles sont étudiés au cours 02.

5.2 Classer une ressource : la méthode

Se demander ce que c'est : un objet physique (matérielle), un programme (logicielle), une information stockée (donnée), une règle écrite (procédure).
Préciser son usage : quelle fonction du SI soutient-elle (collecter, traiter, stocker, diffuser, sécuriser) ?
Vérifier ses liens avec les autres ressources (sur quel matériel tourne-t-elle, quelles données manipule-t-elle ?).

06Méthode : analyser la qualité d'une information dans un cas

Cerner la décision à prendre et le destinataire de l'information.
Passer les cinq critères un par un, en citant l'élément du cas qui justifie chaque constat.
Chiffrer l'effet du défaut quand c'est possible (écart de total, part manquante).
Conclure : l'information est-elle utilisable en l'état, utilisable avec réserve, ou inutilisable pour cette décision ? Proposer une correction.

Exemples corrigés

Cas 1 : analyser la qualité d'un état des créances clients

Faits. La société Verdier (négoce de matériaux, deux sites : Nantes et Lyon) prépare le comité de trésorerie du 20 octobre. Le directeur financier reçoit l'« état des créances clients » ci-dessous, extrait du site de Nantes et arrêté au 30 juin. Il est stocké sur le poste du seul comptable de Nantes et envoyé par courriel en pièce jointe. Il contient une colonne « couleur du véhicule du commercial ». Le site de Lyon, qui facture séparément, n'apparaît pas ; ses créances s'élèvent à 11 900 €.

Client	Créance (€)
Client A	4 200
Client B	7 350
Client C	1 800
Client B (ligne en double)	7 350
Client D	2 650
Total affiché	23 350

Question. Peut-on utiliser cet état pour décider du niveau des relances et du besoin de financement ?

Analyse critère par critère.

Critère	Constat	Verdict
Accessibilité	État sur un seul poste, envoyé par pièce jointe : seul le comptable de Nantes peut le régénérer	Faible
Exactitude	Le client B est comptabilisé deux fois : le total exact est 4 200 + 7 350 + 1 800 + 2 650 = 16 000 €, soit 7 350 € de moins que le total affiché	Défaillant
Actualité	Arrêté au 30 juin, utilisé en octobre : trois mois et demi d'encaissements, de factures nouvelles et de relances non pris en compte	Défaillant
Pertinence	La colonne « couleur du véhicule » est sans rapport ; en revanche, l'échéance de chaque créance, utile pour relancer, est absente	Moyenne
Exhaustivité	Le site de Lyon (11 900 €) manque : l'ensemble réel est 16 000 + 11 900 = 27 900 €, dont 42,7 % (11 900 / 27 900) n'apparaissent pas	Défaillant

Conclusion argumentée. L'état n'est pas utilisable pour la décision : le total affiché (23 350 €) est faux de 7 350 € en plus et ignore 11 900 € de créances, et il est périmé. Il ne convient ni à un usage tactique (relances) ni à un usage stratégique (besoin de financement) en l'état.

Écrit au décideur (au directeur financier). « Je vous déconseille de vous appuyer sur l'état des créances reçu : il est arrêté au 30 juin, compte deux fois le client B (le total correct du site de Nantes est de 16 000 €, non 23 350 €) et ne contient pas le site de Lyon (11 900 € de créances, soit 42,7 % de l'ensemble). Je propose de produire, avant le 20 octobre, un état unique des deux sites, arrêté à la veille du comité, avec la date d'échéance de chaque créance, et de le rendre consultable par vous sans passer par le comptable de Nantes. »

Cas 2 : classer les ressources, les fonctions et les rôles dans un cabinet comptable

Faits. Le cabinet Delmas (8 personnes) utilise : un logiciel de tenue de comptabilité, un serveur de fichiers, des tablettes pour la saisie chez les clients, un dossier numérique par client, une procédure écrite de sauvegarde quotidienne, un tableur pour les tableaux de bord, et une consigne de « double validation » des déclarations avant envoi.

Question 1. Classer ces ressources. Question 2. Associer à chacune une fonction principale du SI. Question 3. Dire à quel rôle (opérationnel, tactique, stratégique) correspondent trois décisions : saisir une facture d'achat, comparer le résultat de chaque client à l'an dernier, choisir de proposer une nouvelle offre de conseil.

Réponses.

Ressource	Catégorie	Fonction principale
Logiciel de tenue de comptabilité	Logicielle	Traiter
Serveur de fichiers	Matérielle	Stocker
Tablettes	Matérielle	Collecter
Dossier numérique par client	Donnée	Stocker (et diffuser aux collaborateurs)
Procédure de sauvegarde quotidienne	Procédure	Sécuriser
Tableur de tableaux de bord	Logicielle	Traiter et diffuser
Double validation des déclarations	Procédure	Sécuriser (fiabilité des envois)

Décision	Rôle	Justification
Saisir une facture d'achat	Opérationnel	Tâche courante, immédiate, sur des données détaillées
Comparer le résultat de chaque client à l'an dernier	Tactique	Pilotage à moyen terme, informations synthétisées et comparées
Choisir une nouvelle offre de conseil	Stratégique	Orientation de l'activité à plusieurs années

Conclusion argumentée. Les quatre catégories de ressources sont présentes et reliées : le logiciel traite les données saisies sur tablette, stockées sur le serveur, selon des procédures. Le point de fragilité est la sécurisation, assurée par deux procédures seulement.

Écrit au décideur (à l'associé gérant). « Le SI du cabinet couvre les cinq fonctions, mais la fonction « sécuriser » repose sur une seule sauvegarde quotidienne et une double validation. Je recommande de vérifier que la sauvegarde est testée et d'examiner, dans la suite du travail sur la sécurité, qui peut accéder à quels dossiers clients. »

Vocabulaire essentiel

Terme	Définition
Donnée	Élément brut, sans contexte
Information	Donnée mise en contexte, interprétable
Connaissance	Information assimilée qui permet de comprendre et d'agir
Accessibilité, exactitude, actualité, pertinence, exhaustivité	Les cinq critères de qualité d'une information
Système d'information (SI)	Ensemble de ressources permettant de collecter, traiter, stocker, diffuser et sécuriser l'information
Fonctions du SI	Collecter, traiter, stocker, diffuser, sécuriser
Rôles du SI	Opérationnel, tactique, stratégique
Ressources du SI	Matérielles, logicielles, données, procédures, interreliées
Procédure	Règle écrite ou mode opératoire encadrant un usage du SI

Points clés à retenir

Une donnée devient une information par le contexte, une connaissance par l'appropriation ; la compétence est hors programme.
Les cinq critères de qualité : accessibilité, exactitude, actualité, pertinence, exhaustivité.
Analyser une information, c'est citer le fait du cas, chiffrer l'écart si possible, puis conclure sur l'usage.
Les cinq fonctions du SI : collecter, traiter, stocker, diffuser, sécuriser (cette dernière étant détaillée en partie 4).
Les trois rôles : opérationnel (tâches courantes), tactique (pilotage), stratégique (orientations).
Les quatre ressources (matérielles, logicielles, données, procédures) sont interreliées.
Niveaux du SI, sous-systèmes et procédures de contrôle de la qualité sont hors programme.

Pièges fréquents

Confondre donnée et information : un nombre sans unité ni période est une donnée.
Valider une information parce qu'elle est exacte : un état exact mais périmé ou incomplet reste inutilisable.
Oublier d'appliquer les cinq critères un par un et de les rattacher à un fait précis du cas.
Ranger une procédure parmi les logiciels : une consigne écrite est une procédure, un programme est un logiciel.
Confondre fonctions et rôles : les fonctions (collecter, traiter...) décrivent ce que fait le SI, les rôles (opérationnel...) décrivent à quelle décision il sert.
Parler de « niveaux du SI » : notion exclue du programme.
Développer la sécurité dès ce cours : elle est seulement introduite en 1.1.

Q&R pour le tuteur IA

Q : Quelle différence entre donnée, information et connaissance ? R : La donnée est un élément brut (un nombre, un code). L'information est une donnée mise en contexte (période, lieu, unité) et interprétable. La connaissance est une information assimilée, rapprochée d'autres et de l'expérience, qui permet d'agir.

Q : Quels sont les critères de qualité d'une information ? R : Accessibilité, exactitude, actualité, pertinence et exhaustivité. On les examine tous, puis on conclut sur l'usage possible de l'information pour la décision à prendre.

Q : Un état exact peut-il être de mauvaise qualité ? R : Oui. Un état exact mais arrêté depuis trois mois n'est pas actuel, et un état exact mais qui oublie un site n'est pas exhaustif. La qualité se juge sur l'ensemble des critères et par rapport à la décision.

Q : Quelles sont les fonctions du système d'information ? R : Collecter, traiter, stocker, diffuser et sécuriser. La sécurisation est seulement introduite en 1.1 et détaillée en partie 4 du programme.

Q : Quelle différence entre un rôle opérationnel, tactique et stratégique ? R : Opérationnel : tâches courantes sur des données détaillées. Tactique : pilotage et contrôle à moyen terme sur des informations synthétisées. Stratégique : orientations à long terme, sur des informations agrégées et tournées vers l'extérieur.

Q : Quelles sont les ressources d'un SI ? R : Matérielles (équipements), logicielles (programmes), données et procédures. Elles sont interreliées : chacune dépend des autres pour que le SI fonctionne.